Schůze, prezentace, předváděčky či konference jsou v dnešní nedílnou součástí každého podnikání, to ví nejspíš každý. Ale přikládáme jejich plánování a přípravě takovou důležitost, kterou si opravdu zaslouží? Právě důkladná příprava před samotnou akcí je tou klíčovou věcí, která rozhodne o tom, zda se vaše konference zařadí mezi absolutní špičku, či skončí v propadlišti průměrných a návštěvníci si po pár dnech budou jen matně vzpomínat čeho se vlastně zúčastnili…

Dostat se kvalitou akce mezi ty nejlepší, ale není zas tak těžké, jak by se mohlo zprvu zdát. Stačí se jen při přípravě zaměřit na několik stěžejních částí.

Proč?

Ačkoli se vám může zdát, že odpověď na otázku proč vlastně konferenci pořádáte je od začátku jasná, je docela dobře možné že se pletete. Prvním a asi nejdůležitějším krokem plánování obecně, je na chvíli se zastavit a hned na začátku si přesně určit, proč něco děláme. Jaký je váš cíl? Čeho chcete zrovna touto konkrétní konferencí dosáhnout? Získat nové klienty, představit nový produkt, sdílet znalosti s kolegy ze stejného oboru? Zkuste si nějakou dobu klást podobné otázky a vytvořit si co nejkonkrétnější představu o tom, čeho chcete dosáhnout. V ideálním si ji například sepište na papír a pověste v kanceláři, kde budete při plánování konference trávit nejvíc času.

Rozpočet

Rozpočet je vždy tou věcí, která vám buďto dává pohádkové možnosti, nebo což je častější případ, vám neustále připomíná, že je potřeba zůstat nohama na zemi. Malý rozpočet ale ještě automaticky neznamená, že s vaší konferencí nemůžete zazářit. Nejúčinnější způsob jak toho dosáhnout je v tomhle případě dělení na menší podčásti, jelikož i slon se nejlépe jí po částech.

Určete si tedy co všechno bude potřeba z rozpočtu pokrýt. Samozřejmě budete potřebovat místo kde konferenci uspořádat. Nezapomeňte se ale také zamyslet například nad tím, zda budete chtít občerstvení? Budete pro účastníky chystat nějaký uvítací balíček? Budete zvát profesionálního řečníka, kterého bude samozřejmě nutné zaplatit? Chcete přichystat nějaký doprovodný program, který účastníkům poskytne dodatečnou zábavu a získá vám u nich plusové body?

Opět si zkuste při rozmýšlení vše důkladně zapsat, čím důkladněji, tím lépe. Nakonec každé části rozpočtu vaší konference přidělte důležitost, třeba procentuální a podle ní následně rozdělte finance.

Tip: Nezapomeňte do rozpočtu zahrnout přibližně 10% rezervu. 

Místo

S určeným cílem a navrženým rozpočtem se můžete přesunout k další důležité části plánování a to místu konání. Pro výběr místa je samozřejmě několik kritérií. V tuhle chvíli byste už měli znát přibližný počet účastníků a tak pro vás velikost místnosti bude jedním z těch nejdůležitějších. Nesmírně důležitá je ale i lokalita. Zjistěte odkud bude nejvíce zúčastněných a snažte se vybrat takové místo, které pro ně bude nejdostupnější. S trochou nadsázkou se dá říct, že pokud je 80% účastníků z Prahy, nemá moc smysl konferenci pořádat v Brně.

V neposlední řadě je také nutné vybrat takové místo, které spňuje vaše požadavky na technické vybavení a působí dostatečně reprezentativně pro danou událost.

Sežeňte si pomoc

Ve chvíli, kdy se kapacitou vaší konference dostanete do řádů desítek, či dokonce stovek účastníků, není pochopitelně ve vašich silách vše zvládnout bez pomoci. Dát dohromady tým kvalitních lidí a rozdělit dobře jim rozdělovat úkoly jak během plánování, tak i v den D je opět jednou z kritických částí celého procesu organizace úspěšné konference.

Řečníci

I když bude všechno perfektní, každá konference nakonec stojí a padá na tom, kdo na ní bude promlouvat. Proto dejte výběru lidí řečníků velkou prioritu a pokud nemáte dopředu přesně dané kdo bude mluvit, snažte se vybírat lidi kteří mají větší zkušenost z prezentováním a nejsou to uspávači hadů, které všichni známe ze školních lavic.

Tip: Pokud plánujete větší či obrovskou konferenci, rozhodně se poohlédněte po profesionálním a zkušeném moderátorovi.

Program

Každá konference má omezenou dobu konání a tak je potřeba čas který máte k dispozici dobře využít. Vytvořte si tedy podrobný program, ve kterém budou jasně definované časy, které se pak na místě snažte co nejvíc dodržovat. Je také dobré ho dát účastníkům k dispozici.

Program by ale rozhodně neměl vzniknout tak, že do něj zapíšete seznam řečníků podle abecedy a je hotovo. Pak by vše mohlo docela dobře skončit katastrofou. Program je totiž mocný nástroj, který vám může pomoci vyzdvihnout ty nejlepší části konference, snížit dopad těch horších a udržet pozornost účastníků. Pokud například víte, že do něj musíte zařadit jednoho uspávače hadů, kterého prostě nemůžete vyměnit, dejte před i za něj naopak někoho, o kom víte že lidi zaujme, rozproudí a udrží vzhůru.

Tip: Samozřejmě nezapomínejte na dostatečně časté pauzy na občerstvení a oběd. Člověk který musí několik hodin v kuse sedět, poslouchat prezentace a ještě ke všemu má hlad rozhodně není spokojený a soustředěný.

Zhodnocení

Posledním důležitým bodem, na který se velmi často zapomíná je zhodnocení. A důvod proč se na něj často zapomíná je prostý, dělá se až po skončení celé konference, kdy jste většinou rádi že už je po všem. A přitom právě kvalitní a nejlépe zapsané hodnocení může v budoucnu pomoc vám, případně někomu, kdo bude příští konferenci pořádat místo vás.

Najděte si i po skončení čas, sedněte si, pobavte se o tom co se povedlo, co se nepovedlo, na co se zapomnělo, navrhněte jak to do příště zlepšit a ještě jednou, vše zapište a dobře uschovejte do budoucna.

A nyní je čas se do toho pustit a převést teorii do praxe.

Hodně štěstí s nezapomenutelnou konferencí,

Honza