Pořádání konferencí není jen tak. Vyžaduje precizní přípravu, při níž je nutné myslet snad úplně na vše. Příjemné místo, nápaditý catering, dobrá dostupnost nebo dostatek parkovacích míst. To vše ovlivňuje celkovou spokojenost návštěvníků. Pokud budou spokojeni, je pravděpodobné, že se vrátí i na další konferenci nebo že předají kladné hodnocení dál. A právě pozitivní reference jsou tím, co každý pořadatel potřebuje nejvíce. Tak jak tedy připravit konferenci snů, o které se bude ještě dlouho hovořit?

Vše začíná výběrem termínu. Pokud chcete uvítat stovky lidí, budete muset vybrat ten nejlepší. Ideálním časem konání je období od konce října do května. Letní měsíce naopak konferencím zaslíbené nejsou. „Sezónnost doporučujeme respektovat už kvůli tomu, že velká část konferenčních místností se nachází v hotelových zařízeních, které jsou od června do září obsazeny převážně turisty,“ uvádí Jan Balogh, manažer Konfi.cz.

Máte vybraný měsíc? No výborně, můžeme přejít k výběru konkrétního dne. Obecně se doporučuje pořádat konference v týdnu. Víkendy totiž často patří jiným aktivitám, než jakými jsou pracovní setkání. A poslední rada – konferenci začněte plánovat alespoň s tříměsíčním předstihem. Jedině tak budete mít z čeho vybírat. Ať už jde o termín nebo konferenční místnost.

Po výběru termínu můžeme pozvolna přejít k volbě lokality. Vybírejte dobře dostupná místa. Ideálně taková, která leží v blízkosti dálnice nebo rovnou v centru většího města. Horský hotýlek může být krásným místem pro trávení romantické dovolené, návštěvníci konference ale určitě po nasazování sněhových řetězů netouží.

Mezi nejoblíbenější místa pro pořádání konferencí patří Praha, Brno, Ostrava nebo další krajská města. Neméně populární jsou západočeská lázeňská města plná luxusních hotelových resortů.

V každém případě pracujte už od začátku s předpokládaným množstvím návštěvníků. Pokud chystáte konferenci pro 50 lidí, nepronajímejte si obrovský kongresový sál, a naopak.

Stejnou pozornost věnujte i vybavení konferenčních místností. Pokud plánujete konferenci s coffee breakem, určitě se vám bude hodit samostatné lobby v předsálí. V zimních měsících bude vhodná i šatna, kam si hosté budou moci odložit kabáty. Pozor si dejte také na techniku. Chystáte prezentaci? Plátno a projektor už dnes patří mezi standardní vybavení, přesto se vyplatí vše důkladně prověřit. Zúčastní se konference více než 50 lidí? Zeptejte se raději i na kvalitu ozvučení. Budete pracovat s počítači? Zkontrolujte sílu wi-fi signálu.

Láska prochází žaludkem. Proto v žádném případě nepodceňujte občerstvení a jeho kvalitu. Mnohdy je to právě catering, který si návštěvníci spolu s kvalitou řečníků zapamatují nejlépe.